Tegenwoordig doen we steeds meer correspondentie via de email. Ook dit is een belangrijk stuk van je administratie en valt onder de bewaarplicht. Dus ga er zorgvuldig mee om. En ook hier hebben we een aantal belangrijke tips voor je.
- Zorg voor een goed zakelijk mailadres voor je klanten. Zodat je professioneel overkomt. Gebruik daarvoor je eigen domeinnaam. Dus geen Gmail, Hotmail of iets dergelijks.
- Zorg ook dat je mail overzichtelijk blijft. Afgewerkte mails verplaats je meteen naar het archief. Daar staan ze veilig opgeborgen en toch altijd nog bereikbaar. Zo blijft je map ingekomen mail overzichtelijk.
- Verwerk je mail op 1 of 2 vaste tijdstippen per dag. Maar laat niet de mailbox jouw werkplanning bepalen. Als je de mail continu open hebt staan ben je steeds afgeleid. Dan kom je aan andere zaken onvoldoende toe. Zorg voor structuur in je werkzaamheden.
- Werk de mail die een kleine moeite kost (binnen enkele minuten) meteen af. Niet eerst even nog verder kijken en later weer terug etc. Op deze manier ben je soms wel 3x met 1 mailtje bezig voordat het is afgewerkt.
- Gebruik een goede “handtekening”. Bij instellingen kan je vaste gegevens als handtekening plaatsen, zodat onderaan elke mail de tekst komt met bijvoorbeeld:
Met vriendelijke groet,
Bedrijfsnaam
Eigen naam
Adres en telefoonnummer
Zorg dat dit altijd zo compleet mogelijk is. Ook heb je dan de mogelijkheid om bij alle nieuwe mail deze te plaatsen en/of bij alle antwoorden die je stuurt. Vink deze beide opties aan. Ook als je van iemand anders een mail beantwoordt komt er dan duidelijk je naam en telefoonnummer bij te staan.
Ik help zelfstandige ondernemers met hun financieel resultaat te verbeteren. Een betere financiële planning, een makkelijke en heldere administratie, mis geen belastingvoordelen en hulp met ondernemersvaardigheden voor een goede opstart en opbouw van hun bedrijf.
Wil je meer tips voor jouw eigen bedrijf? Volg me dan op Social Media. Dat zou ik leuk vinden.
online-industrie
