Blog

De post, weet je wel, die stapel papieren die op je bureau ligt en je constant herinnert aan je verwoede pogingen om georganiseerd te zijn? Laten we het hebben over hoe je die post kunt splitsen in drie delen (jaja, het klinkt simpel, maar schijn bedriegt).

1. Belangrijke stukken

Deze zijn zo cruciaal als je favoriete pizza-topping. Denk aan verzekeringen, facturen en andere documenten die je later nog nodig hebt (als de belastingdienst je op de hielen zit). Berg deze meteen op in een ordner(s) en gebruik eventueel een schutblad om het wel of niet betaald zijn aan te geven. Doe ze niet lukraak wegleggen of in allerlei mapjes proppen, want dat eindigt alleen in chaos (en een burn-out).

2. Diverse informatie

Hier hebben we het over post waarvan je misschien iets wilt nalezen of gebruiken, zoals prijslijsten, brochures en vakliteratuur. Doe deze onmiddellijk in een aparte bak of tijdschriften-standaard. Op die manier zijn ze binnen handbereik zonder dat ze je bureau een rommeltje maken. Het is gewoon een kwestie van praktisch denken, mensen.

En dan is er deel 3: de papierbak.

 Ah, Deel 3, die glorieuze plek waar al je irrelevante papierwerk naartoe gaat – een digitale schoonmaak die je moeder trots zou maken. Alles wat geen levensbelang heeft, mag met een luide “dag, dag” in deze bak verdwijnen.

De bewaarplicht is 7 jaar

Maar wacht, er is meer! Bewaarpost niet zomaar voor altijd (ik bedoel, wie wil er nou een museum van facturen?), de bewaarplicht is 7 jaar – dank je wel, belastingdienst. Al je administratieve gegevens moeten dus minstens 7 jaar na het einde van dat specifieke kalenderjaar bewaard worden. En dit geldt niet alleen voor papierwerk, maar ook voor digitale documenten. Een goede back-up en toegankelijkheid van oude programma’s zijn dus essentieel. Pff, wie had gedacht dat opruimen zoveel werk zou zijn?

Dit omdat ze na 5 jaar nog mogen komen controleren. Dan moeten alle gegevens nog beschikbaar zijn. Voor belangrijke stukken zoals (ver-)huur en onroerend goed geldt zelfs een bewaarplicht van 10 jaar of langer.

Email tips

Oh, en laten we niet vergeten dat e-mails tegenwoordig een aanzienlijk deel van onze administratie vormen. Ook dit is een belangrijk stuk van je administratie en valt onder de bewaarplicht. Zorg ervoor dat je deze kostbare pareltjes met zorg behandelt en volg deze e-mailtips:

1. Gebruik een professioneel zakelijk mailadres met je eigen domeinnaam. Pak die professionaliteit vast en laat Gmail en Hotmail voorgoed achter je.
2. Houd je inbox overzichtelijk door afgewerkte e-mails meteen naar het archief te verplaatsen. Zo blijft je inbox netjes en overzichtelijk, als een Zen-meester die zijn harmonie bewaart.
3. Beperk je tot één of twee specifieke momenten per dag om je e-mail te behandelen. Laat die mailbox jouw werkplanning niet overnemen, anders is het alsof je de controle over je agenda aan een op hol geslagen horde duiven geeft.
4. Neem gelijk actie op e-mails die weinig moeite kosten (binnen enkele minuten). Geen eindeloos heen en weer scrollen en nog talloze keren terugkeren naar één mailtje. Trust me, je bent geen detective en dit bespaart je kostbare tijd.
5. Gebruik een epic “handtekening”. Doe geen half werk – vul je vaste gegevens in je e-mailinstellingen in, zodat elke e-mail eindigt met een indrukwekkend “Met vriendelijke groet, Bedrijfsnaam, Eigen naam, Adres en telefoonnummer”. En vergeet niet om deze handtekening toe te voegen bij alle nieuwe e-mails en antwoorden die je verstuurt. Zo laat je de wereld zien dat je je zaken op orde hebt, zelfs tijdens het e-mailen.

Dus daar heb je het, mijn vriend – de ultieme gids om je post en e-mails te beheren alsof je de Jedi-meester van de organisatie bent. Ready, set, go!

Veel Email? Gebruik dan meerdere mailadressen.

Ontvang jij ook een overvloed aan e-mails? Geen zorgen, ik heb de perfecte oplossing voor je! Geef die vervelende mailbox van jou een upgrade en maak gebruik van meerdere e-mailadressen. Bij de meeste providers krijg je namelijk niet één, niet twee, maar wel 3 tot 5 mailboxen bij één abonnement. En geloof me, dat is een geschenk uit de hemel!

Splits bijvoorbeeld in:

 – klantenmail, Laten we beginnen met je klantenmail. Geef deze inbox een leuke, pakkende naam die perfect past bij jouw bedrijf of werk. Dit is de mailbox die je dag in, dag uit gebruikt. Topprioriteit dus!

– inkoop, dan hebben we de inkoopmailbox. Noem deze ‘inkoop’, ‘finance’, ‘crediteuren’, ‘administratie’ of iets in die trant. Hier verzamel je alle correspondentie van je leveranciers en inkoopfacturen. Het mooie is dat je deze mailbox aan het einde van de dag kunt checken en opruimen, nadat je je administratie hebt bijgewerkt. Efficiëntie ten top!

– info Maar wacht, er is meer! Wat dacht je van een algemene mailbox voor alle info-mails? Deze is gekoppeld aan je website en is bedoeld voor iedereen die jou wil mailen, maar (nog) niet in de andere mailboxen thuishoort. Handig!

– vakliteratuur Tot slot, we mogen de vakliteratuur en nieuwsbrieven niet vergeten. Ook deze e-mails zijn belangrijk, maar je hoeft er niet de hele dag door gestoord te worden. Plan een speciaal moment in om ze te bekijken, misschien wanneer je weer aan je marketing werkt. Geef deze mailbox gewoon de naam ‘post’, ‘nieuws’ of ‘mail’, lekker simpel en doeltreffend

Zoveel mogelijk digitaal.

En als kers op de taart: digitaliseer alles zoveel mogelijk. Je zult niet geloven hoeveel tijd en moeite je daarmee bespaart. Bovendien is het ook nog eens milieuvriendelijk. Denk aan al die bergen papier, inkt, verzendkosten en enveloppen die je bespaart. Door digitaal te werken, verminderen we de vraag naar bomenkap, vrachtwagens, fabrieken en ordners. En dat is pas echt duurzaam!

Maar hier houdt het niet op. Ik heb nog meer slimme tips voor je over het digitaal bewaren van je correspondentie. Waar wacht je nog op? Kom snel een kijkje nemen.