Blog

l

Maak jij als ondernemer zakelijke kilometers? Dan heb je meestal de keuze om de auto met alle kosten op de zaak te zetten of in privé te houden. Wat het verschil is en wat het meest voordelige is leg ik je hier in het kort uit.

Dit is een van de vragen die ik heel vaak krijg: “Kan ik de kosten van auto op de zaak zetten of privé houden? Wat is het voordeligste? “

Auto van de zaak

Maak jij als ondernemer zakelijke kilometers? Dan heb je meestal de keuze om de auto met alle kosten op de zaak te zetten of in privé te houden. Wat het verschil is en wat het meest voordelige is leg ik je hier in het kort uit.

Dit is een van de vragen die ik heel vaak krijg: “Kan ik de kosten van auto op de zaak zetten of privé houden? Wat is het voordeligste? “

En het antwoord is: dat hangt ervan af. Van verschillende factoren. Hoe oud is de auto, wat kost de auto in aanschaf en in onderhoud, wat zijn de te verwachten andere autokosten zoals MRB, verzekering. Heb je de auto via lease. Hoeveel kilometer rij je zakelijk en hoeveel privé? Soort brandstof, bijtelling, leeftijd van de auto enz. Je snapt het al. Geen eenvoudig antwoord.

Om het verschil tussen beide te kunnen berekenen moeten we op al deze vragen antwoord hebben of hier schatting naar doen. En daarmee kunnen we dan uiteindelijk pas een goede berekening maken.

Toch zijn er wel een eenvoudige vuistregels:

Een nieuwe auto en veel zakelijke kilometers, dan meestal voordeliger op de zaak.

Een oudere auto (ouder dan 5 jaar) een meer privé kilometers dan meestal het voordeligst om privé te houden en € 0,19 per kilometer door te berekenen.

Een Youngtimer, d.w.z. een auto vanaf 15 jaar of ouder, dan is zakelijk weer het voordeligste. De bijtelling voor privé gebruik is hiervoor maar 35% van de economische waarde. Dus de waarde van dat moment en niet de nieuwwaarde van de auto.

Wat is de bijtelling voor privé gebruik?

Als je een auto meer dan 500 KM privé gebruikt en alle kosten worden door de zaak betaald, dan moet je voor het privé gebruik een deel “terugbetalen”. Om dit te kunnen berekenen heeft de Belastingdienst percentages vastgesteld.

Dit is voor oudere auto’s 25% van de nieuwwaarde van de auto of een lager percentage als je een zuinige auto hebt.

Dat wil zeggen dat bij een auto van € 20.000 dan 25%, zijnde € 5.000 bij je inkomen wordt bijgeteld en hierover betaal je dan belasting. Je betaalt dus 37% – 40% of 52% over dit bedrag, afhankelijk van de hoogte van je inkomen.

Stel dat jouw inkomen in de hoogste belastingschijf valt dan is dat dus € 2.600. Omgerekend dus ruim € 200 per maand.

Daar kan je zelf privé geen auto van rijden.

Bij een Youngtimer is de bijtelling 35% van de economische waarde. Dus niet gebruiken als je een hele waardevolle auto hebt!

Bij een auto die je € 5.000 heeft gekost is het dan 35% x € 5.000 en zo komt de bijtelling op € 1.750 en daarover betaal je het belastingtarief.

De bijtelling hoeft nooit hoger te zijn dan de werkelijke kosten dat jaar. Stel je hebt een auto van € 40.000 met 25% bijtelling, dat zou € 10.000 aan bijtelling zijn. Als je kosten inclusief afschrijving totaal € 8.500 zijn in dit betreffende jaar dan is de bijtelling ook € 8.500.

Genoemde percentages zijn voor een gemiddeld gebruik van ongeveer 75% zakelijk en 25% privé gebruik. Bij aantoonbaar sterke afwijking hiervan kan ook het bijtellingspercentage anders zijn.

Gebruik je de auto minder dan 500 KM voor privé?

Dan hoef je geen bijtelling te betalen. Je moet het dan wel kunnen aantonen met een sluitende kilometeradministratie.

Dat wil zeggen dat je:

– over een volledig jaar (ongeacht verschillende auto’s) Dat wil zeggen als je vanaf februari een nieuwe auto aanschaft dan moet je ook van januari van de oude auto een registratie hebben.

– elke dag de beginstand van de kilometerteller en de eindstand moet noteren en dit moet sluitend zijn

– elke rit moet noteren met bijbehorende kilometers en duidelijk aan moet geven of de rit zakelijk of privé is geweest.

Kilometerregistratie 

Hiervoor kun je een track-en-trace systeem aanschaffen. Dit is een systeem waarbij ze een kastje in de auto inbouwen en via eigen navigatie worden dan de ritten geregistreerd. Je kunt dan zelf aangeven welke rit zakelijk op privé is.

Zo’n systeem kost een paar honderd euro en dan heb je ook een maandelijks abonnement nodig voor de registratie. Zo’n abonnement kosten een paar tientjes per maand. Gebruik je de auto erg veel zakelijk en weinig privé? Dan kan zo’n systeem ervoor zorgen dat je het al in het eerste jaar terug verdiend.

Vanaf 2017 is voor de auto’s die vanaf 2017 in gebruik worden genomen een percentage van 22% voor de bijtelling en 8% (2020) voor elektrische auto’s.

Buiten deze bijtelling moet je ook met de laatste btw-aangifte een correctie doen voor de btw over het privé gebruik. Want van alle aanschaf, onderhoud en brandstof is de btw volledig teruggevraagd. Dus ook van je privé deel. Vandaar dat dit aan het einde van het jaar gecorrigeerd moet worden.

Privé auto voor zakelijk gebruik

Bereken € 0,19 per zakelijke kilometer

Gebruik je voor de zakelijke kilometers je privéauto?

Dan mag je € 0,19 in rekening brengen per kilometer. Dit mag zelfs ook als je met de fiets en lopend gaat. Je moet dan wel een overzicht bijhouden wanneer en waar je naar toe gaat met het aantal kilometers. Maak er een overzicht van en boek dit maandelijks in je administratie.

Betaal met je zakelijke bankpas

Ook mag je een deel van de btw verrekenen over de zakelijke kilometers, mits je ook belastbare omzet hebt.

Hoe doe je dat? Als je gaat tanken moet je betalen met je zakelijke bankpas. Want jij moet kunnen bewijzen dat het jouw kosten zijn. Doe vervolgens de bon van de brandstof in je administratie.

Bereken je zakelijke en je privé deel

Je mag de btw terugvragen over het zakelijke deel, daarvoor moet je dan regelmatig je kilometerstand opnemen. Dat is het handigste om te doen wanneer je gaat tanken. Schrijf met pen de kilometerstand op je benzinebon. Heb je geen pen bij de hand, maak dan met je telefoon een foto. Dat hoeft niet bij de pomp, dat mag ook gerust thuis of bij je kantoor. Ook hoef je dat niet elke keer te doen maar wel regelmatig bijvoorbeeld elke maand.

Vraag een deel van de btw terug

Vervolgens bereken je de totaal gereden kilometers en je berekent je zakelijke kilometers n.a.v. de bijgehouden zakelijke ritten. Het percentage wat er dan uit komt mag je de btw verrekenen. Dus gebruik je de auto 50% privé en 50% zakelijk dan mag je 50% van de btw over benzine terugvragen. Ook mag je 50% van de btw op onderhoudskosten terugvragen. Dus ook die rekening van de Apk-keuring of nieuwe banden in de administratie verwerken.

Dit geldt niet als je een auto van de zaak gebruikt. Daarvoor zijn andere eisen voor registratie.

Kosten doorberekend aan de klant?

En vergeet niet om deze kosten in rekening te brengen bij je eigen bedrijf. Ook al heb je de kosten doorberekend naar de klant.

Regelmatig kom ik tegen dan klanten denken “mijn klanten hebben de kosten vergoed, dus ik heb geen kosten”.

Dat heb je juist wel. Want je klanten hebben wel de kosten vergoed, dus daardoor heb je meer opbrengsten in de zaak. Maar je hebt wel privé deze kosten betaald. Je hebt immers privé de auto aangeschaft en de tank vol met brandstof gedaan. Dus ook al betaald de klant de vergoeding, dan nog de kosten in rekening brengen in je administratie.

Wil je niet wachten en wil je nu al veel meer tips? Tof! Download ons gratis ebook met meer dan 35 tips om tijd en geld te besparen met je administratie en belastingen.

Wil je een reactie terug geven? Welke uitdagingen of problemen heb jij op dit moment met je administratie of andere onderdelen van je eigen bedrijf? Laat het me weten, ik ben benieuwd.

Heb jij nog een goede tip? Heeft deze tip je geholpen? We horen graag van je. Een duimpje, hartje of like zijn we blij mee en delen vinden we super tof!

Wil je meer tips voor jouw eigen bedrijf? Volg me dan op Social Media. Dat zou ik leuk vinden. Dan geven we elke dag een nieuwe tip voor administratie, belastingen en verkoop.

Ik help zelfstandige ondernemers met hun financieel resultaat te verbeteren. Een betere financiële planning, een makkelijke en heldere administratie, mis geen belastingvoordelen en hulp met ondernemersvaardigheden voor een goede opstart en opbouw van hun bedrijf.

En we hebben nog meer tips voor je. Bekijk ons aanbod in gratis workshops en schrijf je in voor een van onze gratis online workshops.