Maak 1 map aan voor “administratie”, 1 voor “algemeen” en 1 voor “marketing”. In de map “administratie” maak je sub mappen zoals hierboven vermeld. Alle gegevens die je digitaal maakt of ontvangt sla je hierin op. Je hoeft geen digitale facturen te printen. Dat zou zonde zijn. Deze kunnen digitaal worden verwerkt.
De computer laat alle bestanden altijd in volgorde van het alfabet zien en numerieke (getallen) gegevens eerst. Eerst mapjes en daaronder losse bestanden. Maak onder de map administratie weer mappen aan voor inkoop, verkoop, bank. Begin deze altijd met een jaartal. Dus
• 2017 inkoop,
• 2017 verkoop
• 2017 bank etc.,
Doordat je dit jaartal ervoor zet blijven de mappen van datzelfde jaar onder elkaar staan. Als het jaar voorbij is maak je een nieuwe map aan 2017 maar dan met een x of 99 ervoor. Schuif dan de mappen van dat jaar hierin en alles zit veilig bij elkaar. De x of 9 ervoor zorgt dat de map meer naar onderen gaat zodat op dat moment 2018 weer bovenaan staat.
Op de balk er net boven staat meestal naam, gewijzigd op, type, grootte. Als je op deze balk klikt of dubbelklikt wordt de alfabetische volgorde van abc naar zyx omgedraaid. Zo ook als je klikt op “gewijzigd op” dan worden bestanden getoond van nieuwere datum naar oudere datum of als je weer klikt dan staan ze andersom. Handig als je snel een document moet zoeken waar je een paar dagen geleden mee bezig was.
Doordat alles op abc volgorde in beeld komt worden de maanden in deze volgorde weergegeven: april, augustus, december, februari, januari, juni enz. Eerst de a, dan de d daarna de f, j enz. Dit kan je voorkomen door de maanden voortaan aan te duiden met het nummer 01, 02 of 03. Dan komen ze wel in de juiste volgorde in beeld. En als je de naam van de maand toch handiger vindt, gebruik dan beide, dus
• 01 januari,
• 02 februari,
• 03 maart.
Leuk en handig toch? Begin meteen nu met deze indeling voor alle nieuwe bestanden. En als je geen tijd hebt om de oude bestanden andere namen te geven, niet erg. Maak dan een map: “2016 en eerder” aan en schuif daar alle oudere bestanden in. Meteen lekker opgeruimd.
online-industrie
